Kontrollierte Automatisierung für Fachprozesse
Wiederkehrende Fälle schneller bearbeiten – ohne Ihr Fachverfahren zu ersetzen.
Velota führt Informationen aus E-Mails, Formularen, Dokumenten und bestehenden Systemen zu bearbeitbaren Fällen zusammen. Wiederkehrende Prüfungen werden vorbereitet oder automatisiert, unklare Situationen bleiben bei Ihren Fachpersonen und jedes wesentliche Ergebnis bleibt nachvollziehbar.
Prüfprozess-Pilot: 9.900 € nettovier Wochen · ein Prozess · bis zu zehn Prüfschritte
Fall 0247vorbereitet
Schematische Darstellung · Testdaten
Selbst prüfen
Passt der Pilot zu Ihrem Prozess?
Der Standardpilot ist für wiederkehrende operative Prozesse mit ausreichendem Volumen, erkennbaren Regeln und historischen Beispielfällen gedacht.
0 von 6 Kriterien ausgewählt
Der operative Engpass
Wenn digitale Eingänge trotzdem manuelle Fallarbeit erzeugen
Ihre Informationen liegen bereits digital vor. Trotzdem müssen Mitarbeitende Eingänge zuordnen, Angaben vergleichen, Regeln prüfen, fehlende Informationen nachfordern und Ausnahmen einzeln beurteilen.
Informationen zusammensuchen
E-Mails, Formulare, Nachweise und Daten aus bestehenden Systemen müssen zuerst dem richtigen Fall zugeordnet werden.
Wiederkehrende Prüfungen durchführen
Dieselben Vollständigkeits-, Konsistenz- und Anspruchsprüfungen werden bei jedem Fall erneut ausgeführt.
Rückfragen bearbeiten
Fehlende oder widersprüchliche Angaben erzeugen zusätzliche Korrespondenz und wiederholte Bearbeitung.
Ausnahmen erkennen
Ungewöhnliche Situationen erfordern Fachurteile, landen aber häufig in derselben Warteschlange wie eindeutige Fälle.
Entscheidungen begründen
Ergebnisse müssen für Leitung, Kunden, Prüfer oder Aufsicht später zuverlässig rekonstruierbar sein.
Velota trennt wiederholbare Vorbereitung und Prüfung von Entscheidungen, die tatsächlich Fachwissen erfordern.
Operative Wirkung
Was sich für Ihr Team verändert
Heute
- Eingänge werden manuell zugeordnet.
- Mitarbeitende suchen relevante Angaben.
- Wiederkehrende Regeln werden erneut geprüft.
- Rückfragen werden einzeln formuliert.
- Eindeutige und schwierige Fälle landen in derselben Warteschlange.
- Entscheidungen werden uneinheitlich dokumentiert.
Mit Velota
- Informationen werden automatisch dem Fall zugeordnet.
- Relevante Angaben werden aus verbundenen Quellen vorbereitet.
- Wiederkehrende Prüfungen werden konsistent ausgeführt.
- Fehlende oder widersprüchliche Informationen werden sichtbar markiert.
- Ausnahmen erhalten eine verantwortliche nächste Aktion.
- Ergebnisse enthalten Fundstellen, Regelversion und Bearbeitungshistorie.
Ihre Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit Suchen und Vergleichen – und mehr Zeit mit Entscheidungen, die ihre Erfahrung benötigen.
Konkretes Beispiel
Anträge und Nachweise prüfen
Ein Antrag geht über ein Portal ein. Ergänzende Nachweise folgen per E-Mail. Velota bündelt alle Eingänge zu einem Fall und bereitet die wiederkehrenden Prüfungen vor.
- Sind alle erforderlichen Unterlagen vorhanden?
- Stimmen Name, Adresse und Referenznummer überein?
- Gehört der Nachweis zum richtigen Antrag und Fall?
- Sind erforderliche Unterschriften oder Bestätigungen vorhanden?
- Erfüllen die eingereichten Werte die definierten Regeln?
- Welche Angaben sind widersprüchlich oder fachlich zu beurteilen?
Funktionsweise
Vom Eingang zur bearbeitbaren Entscheidung
- 01
Fall zusammenführen
E-Mails, Formulare, Dokumente, Portaldaten und APIs werden dem relevanten Fall zugeordnet.
- 02
Informationen vorbereiten
Relevante Angaben werden erkannt, vereinheitlicht und zwischen den Quellen verglichen.
- 03
Regeln und Ausnahmen prüfen
Wiederkehrende Bedingungen werden konsistent angewendet. Fehlende Angaben, Widersprüche und Unsicherheit bleiben sichtbar.
- 04
Ergebnis übergeben
Fachpersonen erhalten einen vorbereiteten Fall mit Belegen, angewendeten Regeln und klarer nächster Aktion.
Festpreis-Pilot
Ein realer Prozess. Ein funktionierender Prüfprototyp. Vier Wochen.
Wir setzen ausgewählte Prüfungen anhand Ihrer historischen Fälle technisch um und messen, welche Arbeit zuverlässig vorbereitet oder automatisiert werden kann. Sie erhalten einen funktionierenden Prototyp und dokumentierte Ergebnisse – nicht nur eine Analyse oder Präsentation.
Velota Prüfprozess-Pilot
9.900 € nettoVier Wochen ab vollständiger Bereitstellung der vereinbarten MaterialienEnthalten
- Ein klar abgegrenzter Fallbearbeitungsprozess
- Bis zu fünf wiederkehrende Quell- oder Dokumenttypen
- Bis zu zehn definierte Prüf- oder Abgleichsschritte
- Auswertung von 15–30 repräsentativen historischen Fällen
- Funktionierender, isolierter Prüfprototyp
- Nachvollziehbare Ergebnisse mit Fundstellen
- Explizite Behandlung unklarer Fälle und Ausnahmen
- Messung von Qualität, Abdeckung und verbleibender manueller Arbeit
- Dokumentation von Regeln, Ausnahmen und bekannten Grenzen
- Empfehlung für Produktivsetzung und Integration
Von Ihnen benötigt
- Eine verantwortliche Prozessperson
- Repräsentative korrekte, fehlerhafte und mehrdeutige Fälle
- Vorhandene Richtlinien, Checklisten oder Beispielentscheidungen
- Etwa vier bis sechs Stunden fachliche Verfügbarkeit
- Rückmeldung innerhalb vereinbarter Prüfzeitfenster
Nicht enthalten
- Produktive Live-Integration
- Ersatz des bestehenden Fachverfahrens
- Vollständiges Kunden- oder Mitarbeitendenportal
- Unbegrenzte Regeln, Quelltypen oder Revisionen
- Laufender Produktivbetrieb
- Service-Level-Zusagen
Zahlung: 50 % bei Beauftragung, 50 % bei Abschluss. Keine Pflicht zur Produktivsetzung. Drittanbieter-Kosten nur nach vorheriger schriftlicher Freigabe.
Orientierung nach dem Pilot
Was eine spätere Produktivsetzung typischerweise kostet
Nach einem erfolgreichen Pilot wird die Produktivsetzung separat angeboten. Entscheidend sind Schnittstellen, Betriebsmodell, Sicherheitsanforderungen und die Anzahl der Prozesse.
Orientierungswerte, kein bindendes Angebot. Der Pilot schafft die Grundlage für ein Festpreisangebot. Eine Fortsetzung ist optional.
Potenzialrechner
Welchen Aufwand bindet der Prozess heute?
Drei nachvollziehbare Annahmen zeigen den jährlichen Kapazitätswert der heutigen manuellen Fallarbeit.
Im Pilot messen wir, welcher Anteil dieses Aufwands in Ihrem konkreten Prozess zuverlässig reduziert werden kann.
Ihre Annahmen
Drei Werte genügen
Vergleichbare Vorgänge innerhalb eines Jahres
Heutige durchschnittliche Bearbeitungszeit
Gehalt, Nebenkosten, Arbeitsplatz und Overhead
Gebundener Kapazitätswert54.167 €pro Jahr
- Kapazität
- 833 Std.
- Arbeitstage
- 104
- Wert je Fall
- 27 €
Rechnung
2.000 × 25 Min. ÷ 60 × 65 € = 54.167 €Ein Pilot für 9.900 € entspricht in diesem Beispiel etwa 18,3 % des berechneten jährlichen Kapazitätswerts.
Modellrechnung, keine Ergebnisgarantie. Zurückgewonnene Kapazität ist nicht automatisch eine realisierbare Personalkostensenkung.
Sicherheit und Kontrolle
Automatisierung, die unter Ihrer Kontrolle bleibt
Kein Systemwechsel erforderlich
Bestehende Postfächer, Portale, DMS, ERP und Fachverfahren können die führenden Systeme bleiben.
Nachvollziehbare Ergebnisse
Wesentliche Ergebnisse enthalten Fundstellen, angewendete Regeln und einen sichtbaren Ausnahmestatus.
Menschen entscheiden Grenzfälle
Sie legen fest, welche Ergebnisse automatisch verarbeitet werden dürfen und welche eine fachliche Freigabe benötigen.
Passendes Betriebsmodell
Bereitstellung, Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Dokumentation und Verantwortung werden vor dem Produktivbetrieb vereinbart.
Verantwortlich umgesetzt
Ein technischer Ansprechpartner vom ersten Fall bis zur Auswertung
Velota wird von der Kalo Software GmbH entwickelt. Brennan Nunamaker verantwortet Konzeption, technische Umsetzung und Auswertung des Piloten persönlich.
Softwareentwickler und Unternehmer mit Erfahrung in Dokumentenanalyse, Dateninfrastruktur und operativen Softwaresystemen.
Regeln, Konfigurationen, Schnittstellen und bekannte Grenzen werden im Pilot dokumentiert. Anforderungen an Kontinuität und Übergabe werden vor der Produktivsetzung vereinbart.
Häufige Fragen
Klarheit vor der Beauftragung
Umfang, Aufwand, Grenzen und mögliche Folgekosten sollen vor dem ersten Gespräch verständlich sein.
01Was genau erhalte ich für 9.900 €?
Sie erhalten einen funktionierenden, isolierten Prüfprototyp für einen abgegrenzten Prozess sowie gemessene Ergebnisse zu Qualität, Abdeckung, Ausnahmen und verbleibender manueller Arbeit. Regeln, Grenzen und der mögliche Produktionsweg werden dokumentiert.
02Welche Prozesse eignen sich?
Geeignet sind wiederkehrende Fallprozesse mit mehreren Informationsquellen, stabilen Prüfungen, ausreichendem Volumen und repräsentativen abgeschlossenen Fällen.
03Müssen wir unser bestehendes System ersetzen?
Nein. Velota ergänzt vorhandene Postfächer, Portale, DMS, ERP- oder Fachverfahren um die fehlende Vorbereitung, Prüfung und nachvollziehbare Übergabe.
04Wie viel Zeit benötigt unser Team?
Im Standardpilot benötigen wir normalerweise vier bis sechs Stunden fachliche Verfügbarkeit sowie zeitnahe Rückmeldung zu vereinbarten Zwischenergebnissen.
05Benötigen wir bereits aufbereitete Trainingsdaten?
Nein. Historische Fälle und vorhandene Regeln genügen als Ausgangspunkt. Datenqualität und Eignung werden zu Beginn gemeinsam bewertet.
06Werden Entscheidungen vollständig automatisiert?
Nur wo dies ausdrücklich vereinbart und technisch tragfähig ist. Unsichere Fälle und definierte Ausnahmen bleiben bei Ihren Fachpersonen.
07Wie werden sensible Daten verarbeitet?
Das konkrete Modell für Datenverarbeitung, Bereitstellung, Aufbewahrung und Zugriffsrechte wird vereinbart, bevor Echtdaten übertragen werden.
08Was passiert bei einem unzureichenden Pilotergebnis?
Sie erhalten trotzdem die dokumentierten Erkenntnisse, gemessenen Grenzen und eine Empfehlung für oder gegen weitere Investitionen. Es besteht keine Fortsetzungspflicht.
09Was kostet die Produktivsetzung?
Typischerweise 20.000–60.000 € einmalig, abhängig von Schnittstellen, Betriebsmodell, Sicherheitsanforderungen und Anzahl der Prozesse. Betrieb und Support liegen typischerweise bei 800–2.500 € pro Monat. Beide Angaben sind Orientierungswerte.
Eignungscheck
Passt Ihr Prozess in den Festpreis-Pilot?
In 20 Minuten klären wir Fallvolumen, wiederkehrende Prüfungen, verfügbare Beispielfälle und die Grenzen des Standardpiloten. Eine Produktdemo ist dafür nicht erforderlich.
Bitte senden Sie noch keine vertraulichen Fallunterlagen. Eine direkte Terminbuchung wird ergänzt, sobald der Kalender freigegeben ist.